FAQ

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FAKTURIS ist ein Angebot-Auftrag-Lieferschein-Rechnungsprogramm, das direkt im Browser läuft und einfach, schnell und sicher genutzt werden kann.

Ein zentrales. Die Listen sind das Herzstück der Geschäftsvorgänge. In den Listen sind alle aktiven Geschäftsvorgänge aufgeführt (10 auf jeder Seite). Über Filter können einzelne gesucht werden.

Jede Liste hat eine pdf-Druckansicht (blauer Button ganz unten rechts auf der Seite). Die Druckansicht kann gespeichert werden.

 

Dieses Problem entsteht meistens, wenn von einem ERP-System (Fakturaprogramm) in ein anderes gewechselt werden soll. Man scheut sich dann davor, alle Kundendaten erneut erfassen zu müssen. Dieser Aufwand entsteht nicht, wenn die alten Kundendaten in einer einfachen csv-Datei (Textdatei) so aufbereitet wurden, daß sie problemlos von FAKTURIS übernommen werden können. Das muss im Einzelfall aber geprüft werden.

Jedes Dokument kann dupliziert werden. Die Erstellung von Musterdokumenten hat sich bewährt. So ergibt sich in der Praxis, das ein bestimmtes Angebot immer wieder mit den gleichen Inhalten gebraucht wird. Dieses Angebot oder dieser Auftrag wird nur 1 x mit einer Musteradresse erstellt und kann so immer wieder einfach und schnell benutzt werden:  Duplizieren - dann nur noch eine andere Kundenadresse auswählen, speichern und fertig! Schneller geht es nicht.

Speichern: Grün

Duplizieren: Gelb

Druckansicht: Blau

Hier findet der Chef jeden Tag die wichtigsten, aktuellen Informationen auf einen Blick. Diese ergeben sich automatisch aus den getätigten Geschäftsvorgängen.

> Netto-Umsätze (ohne MwSt.) des gesamten lfd. Jahres.

> Überfällige Rechnungen, also Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist.

> Offene Posten, also Rechnungen, die noch nicht fällig sind.

> Auslaufende Verträge, also z.B. Wartungsverträge, die für 1 Jahr angelegt wurden und um deren Verlängerung man sich kümmern muß.

> Offene Angebote, also Angebote, die schwebend sind und wo noch nicht sicher ist, ob sie zu einem Auftrag führen oder abgelehnt werden. Nachfassen!

> NEU! Offene Sammelrechnungen, also zusammengefaßte Rechnungen aus Service-Verträgen, die noch kein Absendedatum für automatischen E-Mail-Versand haben.

> Notizen können für die verschiedensten Vorgänge angelegt und überwacht werden (Wiedervorlage), bis sie als erledigt gekennzeichnet werden und aus der Liste verschwinden.

Hier werden alle Geschäftsvorgänge als Gesamtüberblick angezeigt, die den Geschäftspartner (Kunden) betreffen.

Stammdaten, Offene Posten, Überfällige Rechnungen, Offene Angebote, Nettoumsatz, Vertragsende, Ansprechpartner, Notizen, Dokumente, Geschäftsvorgänge.

Bei Einrichtung des Systems wird von KAPACONS ein Administrator angelegt. Das ist i.d.R. der Chef oder ein von ihm benannter Mitarbeiter. Dieser Mitarbeiter ist unter "Einstellungen > Mitarbeiter" bereits im System vorhanden.

Dieser Administrator kann Benutzer anlegen und löschen, allerdings keine anderen Administratoren. Der Administrator kann nur die Rechte vergeben, die ihm selbst durch den Superadministrator gegeben wurden.

Die Rechte eines Benutzers werden in "Einstellungen > Benutzer" unter Auswahl des Mitarbeiters vergeben.

Nach dem Speichern der Rechte muß die Seite neu geladen werden (Benutzer > Benutzernamen), damit die gesetzten Rechte sichtbar sind.

Hier werden alle Firmenstammdaten hinterlegt. Außerdem kann das eigene Firmenlogo hochgeladen und das Format der pdf-Vorlagen für alle Geschäftspapiere (Stammdaten oben rechts, im Fuß oder gar nicht für eigene Blanko-Briefbogen mit Logo- und Fußdruck) festgelegt werden.

Nummernkreise sind die lfd. Nummern in Dokumenten, die voreingestellt werden können, d.h. das Sie bestimmen, mit welcher Nummer begonnen wird. Die lfd. Nummerierung ist in jedem neuen Dokument bereits automatisch vorhanden. Nummernkreise gibt es z.Zt. für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen.

Mitarbeiter können nur durch Administratoren angelegt und gelöscht werden. Die Übernahme in die Terminverwaltung muß extra aktiviert werden. Zu jedem Mitarbeiter kann ein Foto hochgeladen werden.

Textbausteine können individuell zu verschiedenen Kategorien erstellt werden. Diese finden dann in Formularen (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) Verwendung, in dem diese Textbausteine einfach über ein Pulldownmenü ausgewählt werden können und im Formular gespeichert werden.

Standardbausteine, die immer zuerst ausgewählt werden können, werden extra gekennzeichnet.

Geschäftspartner sind neben Kunden auch Lieferanten, Interessenten und einfache Kontakte. Alle können als solche erfaßt und gefiltert auf Listen dargestellt werden.

Benutzerhinweis! Immer die E-Mail-Adresse erfassen, weil die für diverse pdf-Mail-Versandfunktionen im System gebraucht wird.

Die Geschäftspartnerliste ist in mehrere Spalten unterteilt und enthält die wichtigsten Informationen. Über die Spaltenüberschriften kann die Reihenfolge umgekehrt werden. Jede Liste enthält der Übersichtlichkeit wegen 10 Geschäftspartner. Über einen Seitenpfeil gelangt man vorwärts oder rückwärts jeweils zur 2. und allen weiteren Seiten. Die Spalte Herkunft zeigt an, wenn der Geschäftspartner aus einem Webshop importiert wurde.

Jedes Icon zeigt bei Kontakt mit der Maus eine Informationsfahne und damit die Funktion des Icon an.

Der Button "Druckansicht" generiert eine pdf-Liste der Service-Verträge, die separat gespeichert oder ausgedruckt werden kann.

Lieferanschriften können angelegt werden, wenn der Geschäftspartner (Kunde) eine oder mehrere abweichende Lieferanschriften hat. Sie wird jeweils mit dem Kunden verknüpft.

Benutzerhinweis! Immer die E-Mail-Adresse erfassen, weil die für diverse pdf-Mail-Versandfunktionen im System gebraucht wird.

Die Lieferanschriftenliste ist in mehrere Spalten unterteilt und enthält die wichtigsten Informationen. Über die Spaltenüberschriften kann die Reihenfolge umgekehrt werden. Jede Liste enthält der Übersichtlichkeit wegen 10 Lieferanschriften. Über einen Seitenpfeil gelangt man vorwärts oder rückwärts jeweils zur 2. und allen weiteren Seiten.

Jedes Icon zeigt bei Kontakt mit der Maus eine Informationsfahne und damit die Funktion des Icon an.

Der Button "Druckansicht" generiert eine pdf-Liste der Lieferanschriften, die separat gespeichert oder ausgedruckt werden kann.

Jeder Geschäftspartner (Kunde) kann mehrere abweichende Lieferanschriften und mehrere Ansprechpartner (Kontaktpersonen) haben. Alle sind miteinander verknüpft.

Benutzerhinweis! Immer die E-Mail-Adresse erfassen, weil die für diverse pdf-Mail-Versandfunktionen im System gebraucht wird.

Die Ansprechpartnerliste ist in mehrere Spalten unterteilt und enthält die wichtigsten Informationen. Über die Spaltenüberschriften kann die Reihenfolge umgekehrt werden. Jede Liste enthält der Übersichtlichkeit wegen 10 Ansprechpartner. Über einen Seitenpfeil gelangt man vorwärts oder rückwärts jeweils zur 2. und allen weiteren Seiten.

Jedes Icon zeigt bei Kontakt mit der Maus eine Informationsfahne und damit die Funktion des Icon an.

Der Button "Druckansicht" generiert eine pdf-Liste der Ansprechpartner, die separat gespeichert oder ausgedruckt werden kann.

Hier können allgemeine Zahlungsarten, die für alle Kunden gültig sind oder eine oder mehrere Zahlungsarten speziell für bestimmte Kunden festgelegt werden.

Dazu gehören die Art der Zahlung (z.B. Überweisung), das Zahlungsziel (z.B. 10 Tage), in welchen Zeitschritten Mahnungen (3) angezeigt werden sollen, wie hoch die Mahngebühr für 3 Mahnschritte sein soll, der Skontoprozentsatz und die Skontofrist sowie der Zahlungstext (Zahlungskondition) (z.B. sofort netto Kasse), der in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verwendet wird.

In den Artikelgruppen werden alle Artikel (Waren oder Dienstleistungen) geordnet untergebracht. Diese können individuell festgelegt werden.

Die Artikelgruppe für eine eventuelle Webshopanbindung wird automatisch durch den Webshop-Connector generiert und alle Artikel, die im Webshop vorhanden sind mit Standardpreisen übernommen und bei jedem Abgleich aktualisiert.

Artikel können Waren und Dienstleistungen sein. Sie werden entweder manuell angelegt oder können importiert werden. Die Importvoraussetzungen und des Dateiformat müßen bei uns erfragt werden.

Benutzerhinweis! Die "Einheit" besteht aus Verpackungsart, Menge und Mengeneinheit: z.B. "Kanister 10 L". Falls keine Verpackungsart gebraucht wird, kann die auch weggelassen werden (nicht auswählen). Dann nur Menge und Mengeneinheit eingeben und speichern: z.B. "1 St."

Der EK = Einkaufspreis + 30% Marge ergibt automaisch den VK (Verkauspreis). Das gilt auch umgekehrt: EK + VK = autom. % Marge. Nach dem Speichern ist das aber erst im nächsten Listenaufruf sichtbar.

Bei Import von Artikeln aus einem Webshop wird die Einheit und der EK nicht übernommen.

> Warenlager/Warenbestände: In der Artikelliste und in der Warenstandsliste können Warenzugänge und -abgänge gebucht werden. Dies wird in der Warenbestandsliste mit Namen (eingeloggter Benutzer) und Datum autom. protokoliert

Für ein neues Angebot wird über den Button "Neu" ein Formular geöffnet, das komplett ausgefüllt werden sollte. Die nächste Angebots-Nr. und das aktuelle Datum sind bereits ausgewählt.

Zentrale Elemente sind die Icons auf der rechten Seite (Mauskontakt = Erklärfahne). Bei Auswahl aus dem Pulldownmenü werden die Felder gefüllt. Texte kommen aus den Textbausteinen, die vorher erstellt worden sind. Die Texte können aber auch individuell über die Tastatur eingeben werden. Jede Texteingabe kann geändert werden.

Artikel können ebenfalls ausgewählt werden. Zunächst wird die Kategorie auswählt und danach der Artikel. Enthält eine Kategorie keine Artikel, wird beides nicht übernommen. Eine Übernahme erfolgt immer mit dem Icon "OK". Danach folgt noch Eingabe von Menge und evtl. Einheit. Der Gesamtbetrag zuzgl. MwSt. wird automatisch errechnet.

Das Formular wird validiert, d.h. das nicht ausgefüllte Pflichtfelder angezeigt werden.

Am Ende muß das Formular gespeichert werden. Erst danach ist die pdf-Druckansicht aufrufbar.

> Angebotsliste: Angebote können per E-Mail versandt werden. Bei Angeboten für Dienstleistungen, die einen Wartungsvertrag enthalten, kann dem Angebot ein Service-Vertrag als pdf angeängt werden.

 

Ganz einfach: Wurde vorher ein Angebot erstellt kann der Auftrag direkt aus diesem generiert werden (Button "Als Auftrag übernehmen").

Der Auftrag wird gespeichert und kann selbstverständlich überall geändert werden. Nach einer Änderung "Speichern" nicht vergessen!

Der direkte E-Mail-Versand einer "Auftragsbestätigung" als pdf an den Kunden ist möglich.

Wurde kein Angebot erstellt kann der Auftrag genauso wie das Angebot manuell ausgefüllt und gespeichert werden.

Der Auftrag ist das zentrale Dokument, aus dem direkt der Lieferschein und später die Rechnung generiert wird. Eine Rechnungserstellung ohne Auftrag ist nicht möglich.

Ganz einfach: Wurde vorher ein Auftrag erstellt kann der Lieferschein direkt aus diesem generiert werden (Button "Als Lieferschein übernehmen").

Der Lieferschein wird gespeichert und kann selbstverständlich überall geändert werden. Nach einer Änderung "Speichern" nicht vergessen!

Der direkte E-Mail-Versand des "Lieferschein" als pdf an den Kunden ist möglich.

Optional kann auch ein Lieferant ausgewählt werden. Dann wird der Lieferschein an den Lieferanten gesandt, mit der Bitte, Ware direkt an einen Kunden im Namen und für Rechnung des Versenders zu verschicken (z.B. wenn der Versender einen Webshop betreibt und er die Ware nicht am Lager hat).

 

Hier können Lieferanten-Rechnungen erfaßt werden. Diese werden für den Datenexport an den Steuerberater (DATEV) als csv-Datei vorbereitet und zusammen mit den Kunden-Rechnungen monatlich oder einem anderen Zeitraum versendet.

Die Umsatzliste enthält alle Nettoumsätze (ohne MwSt.) des laufenden Jahres. Mit Klick auf das Anzeige-Icon werden alle Rechnungen des jeweiligen Monats angezeigt.

Im Mitarbeiterstamm ist die Art der Anstellung und der Provisionssatz hinterlegt. Über die Auswahl des Verkäufernamens können die Netto-Provisionen je Monat dargestellt werden. Eine Änderung ist über den Button möglich.

In der Mahnungsliste werden alle überfälligen Rechnungen (Zahlungsziel überschritten) aufgelistet. Die Liste verfügt über 3 Mahnstufen, die individuell genutzt werden können. Die Mahntexte dazu, die Sie ebenfalls selbst erstellen können, finden Sie in "Einstellungen > Mahntexte". An die Einhaltung einer Reihenfolge der Mahnstufen sind Sie nicht gebunden. Klicken Sie auf ein Drucker-Icon und die Mahnung wird als pdf angezeigt. Dieses Formular können Sie jetzt speichern und an der Kunden per Mail mit Anhang oder per Post versenden.

Die OP-Liste (Offene Posten) stellt Ihnen alle offenen Posten für ein Jahr dar. Über ein PD-Menü können Sie auch andere Jahre auswählen. Über ein Icon kann man sich die entsprechende Rechnung insgesamt anzeigen lassen.

Briefe an Geschäftspartner müssen nicht mehr außerhalb eines integralen Kundensystems erstellt werden, sondern können mit den Kundendaten direkt verknüpft werden, so dass auch Briefe (Informationen) nicht mehr dezentral verwaltet werden müssen. Im Rahmen einer Gesamtübersicht sind auch die an den Kunden oder Lieferanten geschriebenen Briefe sichtbar.

Ausgangsrechnungen können über einen beliebigen Zeitraum (Datum von - Datum bis) in eine DATEV-gerechte csv-Datei generiert werden, die auf dem Desktop oder in ein Verzeichnis gespeichert wird. Von da aus ist ein Versand dieser Datei an den Steuerberater z.B. über ein verschlüsseltes Mailprogramm oder einen Datenträger möglich.

In gleicher Weise können alle Kunden exportiert werden, die dann in einer csv-Datei gespeichert werden.

Rechnungen können nur aus Aufträgen heraus generiert werden: Button "Als Rechnung übernehmen". Ohne Auftrag keine Rechnung.

Über den "Auftragstyp" (Warenlieferung, Einmaljob, Mehrfachjob, Service-Vertrag) werden verschiedene Rechnungswege gesteuert. Der Auftragstyp sollte immer ausgewählt sein.

Bei Auswahl Mehrfachjob oder Service-Vertrag werden gleichzeitig mehrere Rechnungen, zunächst noch ohne Rechnungsnummer, generiert. Die Anzahl der Rechnungen hängt ab von der Anzahl der Aktionen (2-4) bei Mehrfachjobs (Auftragdetails) bzw. der Anzahl der Aktionen, die im Rahmen des Service-Vertrages während eines Jahres durchgeführt werden sollen (4-12 oder mehr Aktionen).

Beispiele: bei 2 Mehrfachjobs werden 2 Rechnungen generiert. Bei einem Service-Vertrag mit 3-monatlichem Service-Turnus werden 4 Aktionen/Jahr durchgeführt und 4 Rechnungen generiert. Die endgültige Anzahl der Rechnungen kann beim Service-Vertrag noch pro Artikel über einen weiteren Schritt (Checkbox) bestimmt werden.

Benutzerhinweis: Bei einem Service-Vertrag ist es wichtig alle Datumsfelder auszufüllen: Laufzeit von - bis, Techniker auswählen, Ersttermin, Start- und Endzeit, Wiederholung (Service alle 3 Monate = 4 Aktionen/Rechnungen pro Jahr) und das Endedatum (Das Endedatum wird nach dem Speichern automatisch gesetzt bzw. von "Laufzeit bis" übernommen). Nur wenn alle Felder ausgefüllt sind, wird der Service-Vertrag in der Vertragsliste richtig dargestellt!

Alle Rechnungen haben die gleichen Werte. Bei endgültiger Rechnungserstellung wird in der Rechnungsliste

1. die Rechnungnummer vergeben

2. im Rechnungsformular Korrekturen an den Artikeln und ggf. Preisen sowie

3. weitere Artikel hinzugefügt, falls sich das während der Serviceaktion ergeben hat.

Danach wird die Rechnung gespeichert, ausgedruckt oder ggf. direkt per E-Mail als pdf versandt. (Anmerkung: Der Kunde sollte mit dem elektronischen Versand einverstanden sein).

Benutzerhinweis: Der Button "Druckansicht" im Rechnungsformular und das Symbol (Icon) "Auge" in der Rechnungsliste zeigen bei Klick nur eine Druckvorschau. Die Rechnung wird noch nicht endgültig gedruckt. Erst bei Klick auf das "Druckersymbol" in der Liste wird eine Rechnung gedruckt. Danach wird der "Druckhaken" grün und es verschwindet das "Bearbeiten"-Icon. Die Rechnung ist nicht mehr änderbar.

NEU! Rechnungen aus Service-Verträgen können zu Sammelrechnungen zusammengefaßt und durch das Setzen eines Versanddatums automatisch per E-Mail-Anhang versendet werden.

Sammelrechnungen ohne Versanddatum werden am Tag des vorläufig gesetzten Datums im Dashboard als Popup nach System-Anmeldung angezeigt. Selbstverständlich können alle Artikeldaten (Bezeichnung, Preise etc.) nachträglich noch geändert werden.

Und das geht so:

1. Im Auftrag den Button "Als Rechnung übernehmen" klicken, danach werden auf der Folgeseite die zu generierenden Rechnungen angezeigt. Bei einem Aktionsturnus alle 2 Monate werden 6 Rechnungen angezeigt. Über das Icon "Rechnungen zusammenfassen" öffnet sich ein Popup, in dem z.B. jeweils 2 Rechnungen angehakt und übernommen werden. Aus ursprüglich 6 Rechnungen wurden mit Speichern jetzt 3 Sammelrechnungen. Diese werden in der Sammelrechnungsliste abgelegt.

2. In der Sammelrechnungsliste (Button "Sammelrechnungen" in der Kunden-Rechnungsliste) können in den Sammelrechnungen noch Änderungen (Artikeldaten, Preise, Versanddatum) vorgenommen werden.

3. Bei Erreichen des Versanddatums werden die Rechnungen automatisch per E-Mail-Anhang versendet.

4. Rechnungen ohne Versanddatum werden nach Systemanmeldung im Dashboard in einem Popup angezeigt. Hier kann das Versanddatum neu gesetzt oder verschoben werden.

Rechungskorrekturen sind umgekehrte Rechnungen, die in der Kunden-Rechnungsliste über den blauen Button neu erstellt werden. Deshalb muß der Korrekturbetrag mit dem Minis-Zeichen, also -100,00 EUR, in das Artikelbetragsfeld eingegeben werden. Dadurch ist sichergestellt, dass der Betrag in der Umsatzliste abgezogen wird.

Zusätzlich muß die Rechnungsnummer eingegeben werden, auf die sich die Korrektur bezieht.

Die Rechnungskorrektur erhält nach dem Speichern die nächste Rechnungs-Nr., die in der Rechnungsliste grün unterlegt erkennbar gemacht wird. Jede Rechnungskorrektur kann genauso wie eine Rechnung storniert bzw. auf ausgebucht gesetzt werden.

Rechnungskorrekturen werden vom Lieferanten/Dienstleister ausgestellt; Gutschriften meistens vom Leistungsempfänger.

Verträge können Serviceverträge, Wartungsverträge oder Mehrfachjobs sein, die in einer Liste verwaltet werden. Die Erstellung erfolgt automatisch über den Auftrag. In "Geschäftsvorgänge > Aufträge > Auftragstyp" erfolgt die Auswahl. Danach werden die Auftragdetails und Termindetails ausgefüllt. Ist das erfolgt und alles korrekt gespeichert, erscheint dieser Vertrag in der Vertragsliste und kann dort übersichtlich verwaltet und überwacht werden. Der erste Servicetermin wird ebenfalls angezeigt. Die Vertragsverwaltung überwacht auch das Laufzeitende, falls sich der Vertrag nicht automatisch verlängert.

Serviceverträge (mehr als 3 Wartungen pro Jahr) und Mehrfachjobs (weniger als 4 Wartungen pro Jahr) werden getrennt verwaltet.

Grundlage für die Terminverwaltung sind die Aufträge (Serviceverträge und Mehrfachjobs). Es können aber auch andere Terminarten wie z.B. Besuch oder Urlaub eingetragen werden.

Bei Erfassung der Termindetails über den Auftrag, werden die Felder für einen "Neuen Termin" vorausgefüllt. Mit Speichern des Auftrages wird man in die Terminverwaltung weitergeleitet. Dort werden die Restdaten dieses Termin angelegt. Nach Speichern erscheint der Termin noch nicht in der Terminliste, sondern muß vom Terminkoordinator (Chef oder Serviceleiter) freigegeben werden. Mit Freigabe ist der Termin für alle in der Terminverwaltung "aktiven" Mitarbeiter sichtbar. Ob ein Mitarbeiter in der Terminverwaltung erscheinen soll, wird in "Einstellungen > Mitarbeiter > Aktiv in Terminv." festgelegt.

Überschneidungs- und Wochenendtermine werden gekennzeichnet uns müssen korrigiert werden.

Der Servicetechniker kann sich seine Termine über eine Druckansicht ansehen und ausdrucken.

Grundsätzlich ist die Kalkulation eines Angebotes nach folgenden Kriterien möglich:

1. Als Jobkalkulation (Fahrzeit, Arbeitszeit, Material, Sonstiges)

2. Als Vertragskalkulation (Fahrzeit, Arbeitszeit, Monitoring, Material, Sonstiges)

3. Als Arbeitszeitkalkulation (Fahrzeit und Material im Stundensatz enthalten)

4. Als Materialkalkulation (Fahrzeit und Arbeitszeit im Materialpreis enthalten)

Alle Kalkulationswerte kommen aus dem Artikelstamm, den Sie vorher angelegt haben.

Nach einer Zwischenberechnung können prozentuale und preisliche Zuschläge hinzugerechnet werden. 2 Zuschläge sind vordefiniert, 2 weitere können frei benannt werden.

Danach ergeben sich für das Angebot die Kosten, der empfohlene Preis und der evtl. Rohgewinn. Es liegt natürlich im Ermessen des Kalkulators, einen Preis nach seinen Vorstellungen festzulegen.